ゴルフの幹事システム/イベント企画一元システムあったらいいな！/2017-07-09 07:00:00 ゴルフコンペ景品のサイト！
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2017-07-09 07:00:00
イベント企画一元システムあったらいいな！
こんにちは！
ゴルフ 景品サイト コンペパートナー システム担当の小嶋です！
僕は今までイベントを企画して主催したことがあります。
それは300人規模や、100人規模など様々なものでした。
その中で確認するフローを自動化しようということで、このサイトのサービスに盛り込まれている「ゴルフ幹事の方のためのお助け幹事システム」があるのですが、イベント進捗管理システムもつけていけたららくやなーーって最近思います。
それは、フロー以外にイベントを企画していく段階で必要なものはイベントごとに違います。
例えば、映像流すとか、映像業者とか見積もりとか、それぞれのファンクションで何をして、何が必要でどれだけ費用がかかり、どの業者がやるのか？？
考えていくと本当に確認事項が多いです、、、
なので、今よく無料でも使用できるガントチャート的なものがよく使用されていたりするのですが、僕にとってはそれもなかなか使いずらく、、、
どうしたものかと、、、
そう考えていたら、よくシステム開発の場面で使用されるチケットシステムのようなものがいいなと思いました！
それは、日付で誰がどのファイルをどんな内容でアップロードしたかを一つ一つ履歴を残すシステムですね！
大規模開発の際によく使われますね。
これを少しカスタムするとなるとこんな感じかな↓↓
①まずとりまとめ担当がイベント名を入力し作成
②そのプロジェクトに関わるメンバーと選択して登録
③必要タスクを洗いざらい入力
④そのタスクに期限と担当をプルダウン選択
⑤担当は専用管理画面でログインしてタスクを確認できる
担当の登録内容はログインの数字かアルファベット
期日3日前にメールでリマインド、ログインして作業をプロジェクトごとに確認
⑥担当が作業終了したら、クリックでメールが管理者へ飛ぶ
⑦全体タスクを担当ごとに見れるように担当管理画面があり進捗を全員で把握出来るようにする
⑧タスク管理に必要な資料は各タスクごとに添付資料をアップロードするようにして、ダウンロードまたはWEB上で確認できるようにする
⑨タスクはすべて優先度と順番をドラッグで変更できるようにする
⑩イベントプロジェクト資料一括ダウンロードでZIPで定型フォーマットに打ち出され、保存できるようにする
⑪業者登録できるようする
⑫業者カテゴリーで業者を登録してどの会社が何の業者かわかるように管理
⑬業者から一度もらった見積もりは業者プルダウンで選択登録して、いつのイベントプロジェクトでいくらの仕事を依頼したかわかるようにする
これくらいの事ができたら本当に便利かと思いますね！
自分でこの項目を書いているだけで便利すぎてテンションあがりますね(笑)
つまり、リマインドが非常に大切ですよね！
今回の無料ゴルフ幹事システムも忘れないようにリマインド機能を付けています。
というのが僕がめんどくさがり屋で(笑)
覚えておくより自動で案内がきてくれたいいなって感じで開発しました(笑)
僕はずっとタスクをGoogeleカレンダーでやっていますが、これはチームでプロジェクト管理をしようと思うと結構面倒な感じがします。
というのはタスクが重なると見えにくくなるんですよね。
一人でやる分にはいいんですけどね。
チームみんなが一元管理の元わかればいいなって思って。
僕が経験してきたイベント企画から最終の確認まで、見れるシステムがあればいいなって思いますね！
そして今後のゴルフコンペの準備や他のイベントの準備に関してもとっても便利になりますので、時間あればぜひ開発してみたいですね！
これも社長とまた相談して、やっていこうかと思います。
本日もゴルフコンペ景品サイト システム担当のニュースを読んで頂き誠に有難うございました！！
また次回もお願いいたします！！
ゴルフコンペ賞品
ゴルフコンペの幹事さんは大変なことがおおい！確認することなど慣れていないと結構面倒なことがありますね！でもこのゴルフ幹事のかたのために開発した幹事システムでは、どなたでも簡単管理できます！
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