ゴルフコンペ幹事　虎の巻　その四　「メールアドレスをリスト化して、メール配信」ゴルフコンペ幹事　虎の巻　その四　「メールアドレスをリスト化して、メール配信」 ゴルフコンペ景品のサイト！

ほとんどのゴルフコンペはこの無料メーリングリストサービスを活用頂いてる幹事さんが多いのではないでしょうか。

※すでにこちらの内容をご覧いただいた方は「無料幹事システム」ページへ

→ゴルフコンペ幹事のための「無料幹事システム」

無料で良く使用されている有名なメールサービスとして、GMOのFree MLなどがあります。

私たちも、頻繁に使用してたことがあり、大変重宝していまいした。

現在ではサービスは停止されましたが、ヤフーも同様なサービスを提供しておりました。

無料で使用できるMLは広告が掲載されていたり、定期的に不要な案内が配信されることがありますが、それ以外を考えたら、非常にいいサービスです。

さほど邪魔でないほどの頻度ですが、利用者には広告メールが配信されます。

様々なSNSサイトやアプリケーションが開発されている中、LINEもビジネスの会話に使用されることも少なくありません。

しかし、ビジネスの世界では、やはりメールでのやりとりが一番多いかと思います。

またコンペにおいては、社会人やビジネスマンでの方が多いメンバーで構成されるゴルフコンペがほとんどでしょう。

そう考えたら、メールでのゴルフコンペ管理が一番、優れた方法かと思います。

LINE利用者よりも、Facebook利用者よりも、

 

メールを利用している人びとが一番多い

 

と思います。

メリットを上がると以下のような感じでしょうか。

①ユーザー数が多い
②ビジネスライクの利用者多いので、確認してくれる人が多い
③画像や添付ファイルも送信できる

一見デメリットが無いようにも思えるメールサービスですが、私たちが使用していて、実際に感じたデメリットは以下の通りです。

①広告が利用者以外のML登録者に送信される
②必要な資料の添付ファイルが最新に更新されれば、もう一度メールを配信しないといけない
③LINEと併用していたら、最新がどちらかわからなくなる
④配信内容に広告が毎回記載される
⑤出欠はとりずらいので、無料出欠サービスを利用する必要がある

一見大したことがないように感じますが、このメーリングリストは無料で使えることもメリットの一つですが、時に非常に不要な広告が配信されます。

無料ですので、仕方がないと思います。

④のように配信される内容に広告が表示するのは、致し方ないとしても、メーリングリストの管理者以外にも、別途広告メールが配信されるので、目上の方や、新しいコンペのメンバーが入ってきた際に、失礼のないように説明はしっかりとしておく必要があるでしょう。

年配の方は、広告メールを受け取る事に慣れていない方も多いので、配慮が必要だと感じます。

しかし本当に私たちが一番困ったのは、②③なのです。

②必要な資料の添付ファイルが最新に更新されれば、もう一度メールを配信しないといけない
③LINEと併用していたら、最新がどちらかわからなくなる

というデメリットです。

なぜかというと、

ゴルフコンペや他の資料が最新になれば、最新を当日までに、参加者へ配信をしなければなりません。

最新を配信しても、ぎりぎりになってしまった場合、

資料の確認をしていない方もいました。

では便利なLINEで配信しようとしたとき。

LINEをしていないという方もいました。

幹事として、当日に資料はすべてプリントアウトして、もっていくことは当然かと思いますが、混乱はできるだけ避けたいものです。

結局当日になれば、資料が配布されるので大した問題ではないかと思います。

しかし、それは最新情報を受け取るだけならいいでしょう。

例えば、組表をみて、ぶっちゃけ知らない人と組みたくない参加者がいたとします。

その方は、ゴルフコンペの数日前に回ってきた組表や資料では、知り合いばかりで安心しました。

でも3日前に、新しい参加者が加わり、資料が更新されました。

安心していた、その方は当日「え！？変わってる？？」となりますよね。

それを組表作成した幹事へ、いう人もいますが、その人からしたら「いつの間に変わったの？案内あった？」と思うのも仕方ないでしょう。

メールとは届いたその日が最新なので、どこかで変更されたら都度都度お知らせ配信をしなければなりません。

幹事が知らない参加者が多い場合、当日変更されていたら、ちょっと困ります。

100%ととは言いませんが、最新情報をいつでもどこでも手軽に手に入れることが出来たら解決します。

私たちが考えるこの事態の回避のために必要なことは以下の通りです。

 

「いつでも最新情報が更新されるWEBページがあればいい」

 

メールを使用しても、LINEを使用しても、いつでもどこでも最新情報がすべての参加者が手に入れらるサイトがあれば問題解決です。

さらにメールによる出欠に関しては一回一回本人からの返信があり、幹事のメールに参加や欠席のメールが溢れてきます。

たとえばAさんは早い段階で、出欠を参加にしていたとします。

いつもこのコンペに参加されるAさんなので、幹事はAさんが欠席することはまずイメージにありませんでした。

それから、他のゴルフコンペメンバーから幹事へ参加不参加の内容のメールが届きました。

Aさんは仕事の予定が入ってしまい、急きょ、キャンセル期日前に、欠席のメールを幹事へ送信。

しかし、多くの参加メールで埋もれてしまい幹事は気が付く事ができませんでした、、、。

このようにメールはどの方法よりも非常に

管理能力を問われます。

 

さらに、資料を作成するのに、メールから誰が参加で誰が不参加なのか、資料を作成しなければいけません。

メール確認→資料作成→メール確認→資料更新→最新をメールで配信

一回一回確認しては、資料更新の手間が多いのがメーリングサービスです。

当日までどれが最新なのか、きちんと明確にわかるように幹事さんの配慮が必要になります。

また変更可能は、●月●日まで！

と明確な期日を設ける必要があります。

 

④一人ひとり、電話とファックス

これは説明するまでもないでしょう。

 

ゴルフコンペの出欠管理は、一体どの方法がベストなのか？

ここで、今まであげたメリットデメリットを簡単におさらいしましょう。

無料出欠管理サービスは、
簡単に作成でき、入力者も簡単
複数作成すると、管理画面を見失いがち
キャンセル期日を超えても変更できてしまう
変更がいつでもできるので、定期的にアクセスしないと、最新の参加人数がわからない

LINEは、
とても簡単に送信できて、オンタイム確認できる
利用者によって頻度がまちまち
また、インストールすらしていない人もいる
貴重な情報が埋もれる
グループが多くなり管理が煩雑になる

メーリングサービスは、
利用者が多い
情報が一方通行なので、必要なものだけ見れる
情報が更新されたら都度配信が必要
LINEやSNSと違いレスや反応が遅れる
最新情報の取得時間が受け取る人のスケジュールにかなり左右される
出欠がとりずらい
確認と資料の更新回数が多い

これらどれを利用しても100%、出欠の管理や必要資料の管理においては幹事の方ご自身の能力が問われてきます。

普段のお仕事もお忙しい中、人数の多いゴルフコンペ、少ないゴルフコンペでも必ず必要になるのが

 

「参加者の確認と決定」

 

です。

こちらは、コンペの大小関係なくゴルフコンペの幹事となったら必ず行う役割りとなります。

この管理を以下に楽に、ミスなく無駄なくするにはどうしたらいいのか？

参加人数が多ければ多いほど、出欠の確認がとても増えます。

また増えれば増えるほど、管理も煩雑になりがちです。

しかし、ご安心ください！

その不安や悩みをお持ちなら、私たちコンペパートナーが解決できるツールをご紹介いたしますので、もうしばらく読み進めて頂けますでしょうか。

それは、幹事さんがやるべきことの、案内からはじまり、最終最後の案内ももちろんですが、どれだけ情報を更新しても、全ての参加者が同じ情報をオンタイムで手に入れることができます。

詳しいご説明はよみ進めて頂いた後にさせて頂きますので、あなたのメリットデメリットを踏まえてご検討してください。

 

ご利用は完全に

 

無料です。

 

広告のメールマガジンなどの配信も

 

ゼロです。

 

あなたが配信する案内文章にも広告内容は

 

ゼロです。

 

私たちコンペパートナーは、数々の幹事経験や設営、運営を経験し、ゴルフコンペの幹事の方が少しでも楽に、簡単に、そして失礼なく当日を迎えることができるためには何が必要か？

経験則から、ゴルフコンペの幹事の方に特化した、

「コンペパートナー出欠管理」（ユーザー登録不要）

と

「幹事システム」（要簡易ユーザー登録）

を開発しました！

幹事さんが出欠に関してやるべきことなど、必要項目のうち、70%から80%の項目を自動化することに成功しました！

一度設定するだけで、あとは、ほぼ「ほったらかし」でシステムが自動で登録されたコンペ参加者へ、必要事項を配信します。

忙しい幹事さんが、仮予約したゴルフ場をキャンセルし忘れてしまった、、、

それもシステムが自動で幹事さんへ、忘れ防止のメール、リマインドを配信します。

出欠を、幹事システムから送信したけでも反応がない、、、

でもシステムが出欠を上げてない人にのみ、自動で再度入力以来のメールが配信されます。

幹事のかたは管理画面を開けば、たとえ年間に10回以上ゴルフコンペを開催しても、グループごと、ゴルフコンペごとに一元管理ができます。

ログインすれば、それぞれのゴルフコンペがどのステップの状態なのか、一目瞭然でわかります。

さらに詳しくは、読み進めて頂いた、後にあなたの悩みや問題が解消される内容を記載しております。

しばらくお付き合い願います。

さて、これまで幹事の必ず行う仕事として、「参加者の確認と決定」という項目に関して説明をさせて頂きました。

これが終了してからも幹事さんはやるべきことは終わりではありません。

 

それは、

ゴルフコンペの幹事が必ずやらなければならない仕事の二つ目。

 

「組表・資料作成　備品の確認」

 

では、ここからは上記の「組表・資料作成　備品の確認」に関してご説明をしていきたいと思います。

 

ゴルフコンペ幹事虎の巻　その五「ゴルフコンペ幹事さんが絶対する仕事②　組表・資料作成　備品の確認」